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护照签证处、因公出访服务中心工作指南
2009-01-04 09:03:20 

护照签证处、因公出访服务中心

业务工作指南

 

为使护照签证处、因公出访服务中心工作人员能较好地了解和掌握本处业务工作,明确各岗位的职责,同时让新到本处工作的同志能尽快熟悉掌握本处业务,特制定本工作指南。

护照签证处、因公出访服务中心是广东省人民政府外事办公室的职能处室,负责管理和指导广东省因公出访工作;办理本省(除广州、深圳、珠海、汕头、湛江市外)和中央驻粤单位(委托)因公出国人员的护照及申办签证、签发出国(境)证明;负责全省及中央驻粤单位因公护照签证专办员的培训和管理;指导因公护照的收缴、管理工作;负责全省外交护照、本办颁发的公务护照的收缴和管理工作。

 

 

 

护照签证处、因公出访服务中心

工作人员行为规范

 

一、认真学习邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观,坚持四项基本原则;弘扬“严谨、务实、勤奋、廉洁、高效”的精神。

二、宣传并执行我国的对外方针政策,以及因公出国护照签证管理的有关规定。坚持原则,遵守外事纪律,忠于职守,秉公办事。

三、努力提高政治素质和业务水平,掌握并执行因公出访护照签证的有关政策、规定。

四、爱岗敬业,钻研业务。坚持学习因公出访的政策规定及业务知识,不断提高业务水平及业务技能。

五、遵纪守法,自重自律;举止文明,礼貌用语,热情服务;着装整洁、仪表端正。

六、严格遵守保密工作规定:

1、不泄露自己知悉的党和国家的机密;

2、不得对外泄露有关省、市领导和国家安全机关等保密敏感部门人员因公出访的护照签证办理情况;

3、不在外人面前谈论不宜对外公开的工作情况;

4、妥善保管好各类机要和外交公文资料及涉密介质;

5、不擅自复印和销毁秘密以上等级的文件资料;

6、不在非涉密电脑处理涉密事项;

7、严格履行空白有效护照的登记保管领用规范;严格执行失效及作废护照的销毁程序;严防遗失和失窃。

七、廉洁奉公,尽职尽责。不利用工作之便谋取私利;明确岗位职责,不擅自越权越职处理非本岗位范围内的事务。

八、职责明确,各司其职,按级负责,严格履行工作职责和遵循办事程序。

九、挂牌上岗,自觉接受监督。

 

 

 

工作流程

 

本处内部工作总的流程为:①前台接案、受理护照签证申请→②制作证件、打印照会及出境证明→③过塑填表→④处领导审核签字→⑤盖章→⑥送办签证→⑦质检→⑧发放证件

细分到每个岗位都有相应的工作流程,具体如下:

 

一、前台接案

(一)受理申办单位面交材料流程

1、将有关申办材料网上录入提交。

2、带齐所需纸质申办材料到专办员休息厅取号等侯。

3、轮到叫号时,向前台接案人员提交纸质申办材料。为方便前台接案人员的工作,请告知该申办团组领队姓名或ID号(网上录入申报时,每个团组均会自动生成1ID号)。

4、前台接案人员收到纸质申办材料后,在网上输入该团组领队姓名或ID号进行搜索,看是否有该团组,如在网上找不到该团组,则无法受理。为防意外情况的发生,专办员可在休息厅等候时先行查看网上申报情况,同时查验纸质申办材料是否规范、齐全。

5、前台按案人员首先检查纸质申办材料是否规范、齐全,然后进行数据核对。审核时,以纸质申办材料为依据,如发现与网上申报材料不符时,经向专办员询问,待其确认后,先行接案,再返回程序进行修改并确认。

6、经核对无误后,前台接案人员才正式接案,加贴团组条形码,并将纸质申办材料交专办员去财务交费。

7、专办员交费后,再将纸质申办材料交回前台接案人员,然后进入办证签证的流程。

(二)受理邮寄材料流程

1、前台接案人员首先查看邮寄的团组材料是否已进行网上申报。

2、对纸质申办材料进行审核,如发现材料不规范、不齐全,电话告知出访单位,待补齐后再办理。

3、在核对数据时,以纸质材料为准。如发现网上申报材料不符时,会向专办员询问,待其确认后,再进行修改。

4、经核对无误后,前台接案人员正式接案,加贴团组条形码,并交财务人员记帐,记帐后交回前台接案人员,进入办证签证流程。

    (三)受理权限

1、受理申办材料时,认真审核批件、政审、身份证或暂住证有效期、邀请单位、邀请信日期、签证材料是否符合使领馆签证要求;

2、审核申办材料所附的护照有效期限,核查出访人持照情况;

3、对不同种类护照的颁发和使用资格进行初审;

4、后台做证过程中如对申办材料有疑问,或送签组送领馆前提出需补充材料的,由前台接案组负责与申办单位专办员联系;

5、对材料不全、签证时间不足的申办材料,一律不予受理;

6、前台接案人员可直接受理、不需向处领导请示的情况如下:

1)缩减出访人员,出访单位来函说明的;

2)减少出访国家,按批件相应缩减出访天数的;

7、除第6项外的所有情况,均要求申办单位来函说明,并呈报值班处长。

  

 二、制证

(一)领取及归还空白护照流程

1、每天开始工作前向盖章室领用当天制证所需的空白护照,并办理登记手续;

2、下班前将剩余的空白护照清点后交还盖章室。所领用的护照必须严加管理,不得丢失。

(二)护照制作工作流程

1、检查制证材料:团组的任务批件、政审批件、相片、姓名、性别、出生地、出生日期等。遇到办证材料有问题的,如有效护照未归还、制证资料不准确、出访资料不准确、内控人员等,应及时通知有关责任人,并注明交接时间;

2、按规定为出访人员配置护照类别及护照号码,并印制护照;

3、打印照会及出境证明。打印照会和出境证明前必须认真细致检查核对申办单位提供的事项表上所有资料。包括:出访国家、出访任务、出访人数、邀请单位、停留时间、入境时间、入境次数。过程中,要特别注意为团组中的免办签证国家的人员打印出境证明。更改照会和出境证明,必须经处领导批准;

4、过塑填表。为新做护照加压过塑胶。按各国签证表格要求为新办护照的出访人员在表格上填写护照号码,护照颁发时间,护照有效时间、发证单位及发证地点

5、按本处对外承诺的办证时间要求(特急件1个工作日,平件5个工作日),提前半天完成制证组所有工作程序。特急件制作完成后,立刻送下一工序;平件制作完成后,下班前送盖章室。

 

三、盖章

(一)配发空白护照及收回空白护照流程

1、分送空白护照及相关材料给做证组做证,登记;

2、下班前收回剩余未用空白护照,登记,锁入密码柜。

(二)分发需签署的护照及签证资料

     将已完成制作证件及过塑的签证材料分送各位处长核签。

(三)盖章流程

认真核对处领导签发后的材料,为相关材料盖章,具体核对如下资料:

     1、事项表;

     2、出境证明;

     3、照会;

     4、护照签证自送、自取函;

     5、因公出访(财务报表等)。

(四)送办及返回北京签证工作流程

1、制作“签证办理计划表”传驻京办;

2、检查核对签证材料后,打包,交邮局人员寄送北京;

3、收到北京签证返回材料核对后将结果录入登记;(输入团组号码)

4、将已办有签证的护照交发照窗口。

(五)处理各地送签材料往返邮包流程

1、接收邮包,分别来自:

    1)江西省外办

    2)云南省外办

    3)汕头市外侨局

    4)湛江市外办

    5TCL

2、交接案组受理;

3已办理好签证的护照核对后打包寄回;(除了上述第5中地级市团组)

4、省内各地级市送签不齐全的材料,打包作退件处理。

(六)整理护照相关档案归档

1、护照档案(存十年):事项表、批件(原件)、政审件、证照相片、身份证复印件(崭住证、聘书)、其它说明函等

2、一览表(存二年)

3、出境纸(存二年)

4、问题通知单(存二年)

5、送签计划表(存二年)

6、返回结果登记(存二年)

7、按规定借阅(查阅)档案登记手续

8、代管2006年以前的港澳档案材料。

 

四、送签

(一)送签工作程序和要求

1、上午签证受理的领馆包括:英国、德国、荷兰、菲律宾、日本、泰国、澳大利亚(送材料)、瑞典、芬兰、马来西亚、意大利、比利时、瑞士、墨西哥、韩国、波兰、丹麦、印尼(送材料)。

下午签证受理的领馆包括:法国、美国、澳大利亚(取签证)、印尼(取签证)。

送签员按照分工准时出发去各个领馆,送签专用车不准搭乘无关人员;除领导嘱办的个案外,不准擅自向领馆催办急件。

2、接受送签材料后首先扫描、粘贴纸,按各领馆要求检查和整理材料。材料不齐或有问题的及时退给前台处理。

3、送签前应将资料输入电脑作送签计划并打印留底。护照签证取回后应输入电脑作签证返回并打印一式两份,交接给发证人员签收并取回一份留底。拒签和撤消的团组除在电脑登记外还需在登记本上登记后一并交接给发证人员。

4、送馆后领馆通知补充材料的问题件,送签组人员要负责通知申办单位,记录通知时间和受话人,跟进申办单位补齐材料。

5、坚持请示报告和情况通报制度。对特殊的、突发情况、问题要及时向处领导请示报告。要主动及时地向前、后台和办证单位通报各国签证动态。

 

我办为福建、海南省、广西壮族自治区外事办公室;广州、深圳、珠海、福州、厦门市外事办公室(外事局)统一安排持公务护照人员赴美签证打指模预约。各外办按广东外办设计的预约安排表填写,传真/发电子邮件给广东外办,广东外办统一向上海预约中心预约时间,预约好时间后发回给各外办。美国驻广州总领事馆分配给本领区公务打指模的名额分别为:周二下午40名,周四下午40名,周五下午20名。在有足够名额的情况下,具体打指模日期由领区各外办决定,但必须至少提前3个工作日告知广东外办;名额不足时,广东外办与领区各外办协商,统筹安排。

 

五、护照发放

(一)通知申办单位事项及发放护照

1、需要护照签名的团组,在护照做好后通知办证单位前来签名。若要把护照领回去签名,需留下回执或登记;

2、领事馆或使馆签回来的护照,用一览表包好,及时通知办证单位来取证。

1)取证要凭回执,非专办员来取证要持办证单位的介绍信;

2)提醒取证人检查护照资料、签证或出境证明、事项表等,确认无误后在一览表上签名;

3)在电脑程序里做发证记录;

4)发证后的一览表按团组号排序归档。

(二)接收快递

地市外办的快递转交前台;北京的快递转交给盖章员处理。

(三)办理赴北京自送自取手续

1、办证单位提供自送或自取的申请函并出示出访的国际机票;

2、报值班处领导批示后报办领导批准;

3、领导批准后填写介绍信,再交由盖章员盖章;

4、介绍信交给办证单位后在电脑程序里做自送或自取的记录,自取的还应做发证记录。

(四)更改照会

1、办证单位来函申请撤签或更改照会;

2、交由值班处长批示;

3、处长批准后交给有关人员处理。(撤签函交给送馆人员,改照会的申请交给打照会人员)

(五)注销公务普通护照

1、填写护照注销清单一式两份(存档、注销单位各一份),将注销的公务普通护照剪角;

2、注销护照核对无误后,发照员在护照注销单上签名盖章。(护照注销单存档二年)

3、在电脑中录入护照注销。

 

六、护照管理

(一)护照收缴   

1、由持照单位填写《护照收缴清单》,内容包括:持照入姓名、性别、出生年月、护照号码、单位全称、专办员签名、上缴时间

2、护照保管人员对所收缴的护照应及时输入电脑,打印护照收缴清单一式两份(存档、上缴单位各一份),核对持照入的姓名、护照号码、加盖收缴专用章,双方签名,将护照存放在指定位置;

3、护照的存放是按姓氏的第一个大写拼音字母和护照号码最后两位数来进行排列的。例如:李某的护照号码是:S.90015287,则取李姓的第一个字母L和护照号码最后两位数87,就是该护照封面所贴的标签L87

4、收缴外交护照时应检查是否还有签证页,外交护照空白签证页少于5页时,应及时报告处领导,并做好更换护照准备。

(二)护照领用

1、由出访单位凭有效任务批件原件及申领护照说明函,填写《护照领用清单》,内容包括:持照人姓名、性别、出生年月、护照号码、任务批件文号、日期、申办单位全称、出访地、出国时间、天数、专办员签名;

2、护照保管人员核对以上材料后留下申领函,从库房调出护照,将该

护照持照人的护照号码和领用清单内容输入电脑,打印清单一式两份(存档、申领单位各一份),核对持照入姓名、护照号码,加盖护照领取专用章,经双方签名后方可发放护照。

(三)护照注销

1、由持照单位填写《护照注销清单》,内容包括:持照入姓名、性别、护照号码、单位全称、专办员签名、上缴时间;

2、护照保管人员对注销的护照要核对持照人的姓名和护照号码,并输入电脑,打印清单一式两份(存档、注销单位各一份),加盖护照注销专用章,双方签名,护照剪角。

(四)购买空白护照

1、根据库存量提前向外交部提交“调拨护照的请示”函:拟文(护照名称、数量)、报批(提醒会签外办机关服务中心)、报外交部领事司;

2、外交部领事司同意调拨护照后,通知上海密特公司调拨护照;

3、收到外交部调拨的空白护照(包括塑封膜),清点核对登记入库;

4、收到发票后报分管处领导签名,复印呈报表交机关服务中心财务科汇款。

(五)空白护照领取

1、由护照配发人(盖章室负责配发)根据需求量领取;

2、领取登记(双方签名)。

 

七、内勤

(一)订阅报刊

1、根据秘书处提供的订阅单,征求处内人员意见后订阅报刊;

2、每天上午到前门值班室领取并分发报刊。

(二)、收发文件

收取外交部、中央各部门及省直机关、地方外事部门等相关单位的来文,根据处领导意见及文件内容做相应处理。

1、密件管理:收文后立即登记,按密件传阅规定交处领导阅示,处领导传阅或处长指示文件有关经办人员阅后存放在密码柜中,如有人借阅需登记并注意收回;

2、普通文件:外单位来文,在收文后登记,交处领导阅示。

(三)拟定文件

根据处领导指示拟定文件,并按规定上报后或直接发文

(四)遗失证件处理

1、收到由发证窗口转来的报失材料;

2、核对并在系统中以“遗失”注销报失证件;

3、将遗失有效证件人员录入内控,时间为15天。

(五)汇总各组月报情况,整理本处每月报表

1、月底20号左右发各组月结报表给各组负责人;(前台、后台、送签组)

2、收集汇总后交处领导审核;

3、送秘书处汇总。

(六)统计

1、在系统中统计本处每月工作量;

2、收到省内五个有发照权单位的报表后留存汇总。

(七)遗失情况上报

1、每月初,在系统中统计上个月遗失有效证件情况;

2、呈报办领导;

3、发传真给外交部。

(八)境外护照换发

1、有关单位来函,提出为该单位驻外人员办理护照更换;

2、核对护照是否系我办所发,是否有备案前往该国常驻;

3、是否具有有效批件;

4、拟定函件并呈报批准;

5、发驻外使领馆。

(九)境外遗失证件核发

1、根据有关单位来函或驻外使领馆的传真(请我办核实出访人持照情况),核查系统资料;

2、拟定函件或复函,说明核查结果,请驻外使领馆协助为出访人核发证件回国;

3、呈报,经办领导批准后发驻外使领馆。

(十)换发因私护照

1、根据驻外使领馆来函,在系统中核查相关人员情况;

2、发函征求派出单位对该人员换发因私护照的意见;(征求意见函、使领馆传真复印件、征求意见表)

3、根据派出单位意见(参考外交部关于换发因私护照的相关文件)并询处领导意见,拟定复函或直接在征求意见表上填报意见(直接填报的须由办领导填写并签发),报办领导审核后复驻外使领馆,同时抄外交部领事司。

(十一)不够级别办理公务护照

1、收到出访单位关于办理公务护照的申请(提供批件复印件),经请示处领导同意上报;

2、拟函上报外交部领事司;

3、办领导审核后发传真至领事司护照处;

4、根据领事司复函确定是否给予办理。(复印复函交前台)

(十二)公物管理(主要是笔记本电脑和数码相机)

及时登记借用情况,收回后检查。

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